Legater og fonde

LB Foreningen som dataansvarlig

LB Foreningen er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger i relation til ansøgninger om og uddelinger af støtte fra LB Foreningen i overensstemmelse med § 2 i foreningens vedtægter, hvorefter foreningen kan uddele midler til værdigt trængende medlemmer af LB Foreningen (dvs. medlemmer i Lærerstandens Brandforsikring – en del af LB Forsikring A/S), til velgørende formål og til andre formål efter retningslinjer godkendt af generalforsamlingen, herunder rejselegatansøgninger formidlet af forskellige danske professionshøjskoler og ansøgninger til Understøttelseskassen.

For så vidt angår dine rettigheder som registreret, henvises der til afsnittet ”Dine rettigheder som registreret og klagemuligheder”, idet LB Forsikring håndterer din eventuelle henvendelse herom på LB Foreningens vegne.

LB Foreningen som databehandler for fonde og legater

LB Foreningen administrerer forskellige fonde og legater, herunder LB Fonden, LB Foreningens Fond og LSU Legat. LB Foreningen modtager og administrerer legatansøgninger og uddelinger samt varetager indberetninger til offentlige myndigheder i den forbindelse. LB Foreningen behandler forskellige personoplysninger i forbindelse med modtagelse af legatansøgninger samt ved støtte af enkeltpersoner, herunder i visse tilfælde også følsomme personoplysninger og CPR-nr. oplyst i ansøgningsskemaer og i henvendelser fra de pågældende ansøgere og modtagere.

LB Foreningen agerer som administrator og databehandler for de enkelte fonde og legater, som er selvstændige juridiske enheder, der hver især er dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger om legatansøgere – og modtagere.

LB Forsikring som databehandler/underdatabehandler

LB Foreningen gør brug af LB Forsikring A/S, som databehandler i forbindelse med administrationen af de pågældende fonde og legater mv., herunder navnlig CSR-tiltag, bogføring og opbevaring af personoplysninger om legatansøgere og -modtagere i LB Forsikrings it-systemer. Dette sker efter aftale med og instruks fra LB Foreningen.

LB Forsikring gør brug af forskellige underdatabehandlere, herunder CSR-, markedsførings- og kampagnepartnere, servicepartnere til sikker bortskaffelse af papiraffald med legatansøgninger mv. samt it- og hostingpartnere beliggende inden for EU/EØS. Disse underdatabehandlere behandler alene personoplysninger efter aftale med og instruks fra LB Forsikring, henholdsvis afledt af LB Foreningens instruks til LB Forsikring.

Formål og retsgrundlag for behandling af personoplysninger

LB Foreningen henholdsvis de enkelte fonde og legater (herefter ”fonden mfl.”) indsamler som dataansvarlig almindelige personoplysninger med henblik at kunne administrere din ansøgning samt foretage uddeling, såfremt du får tildelt støtte, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, mens indberetninger til offentlige myndigheder foretages, for at fonden mfl. kan overholde en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c. Fondene mfl. behandler således de personoplysninger, som måtte tilgå fonden mfl. i ansøgningsskemaer, korrespondance osv. fra ansøgerne og modtagerne af støtte.

For så vidt angår kontaktoplysninger på personer i virksomheder og organisationer, som måtte ansøge om støtte, behandles disse efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning). Der henvises til afsnittet ”Kontaktpersoner hos samarbejdspartnere mv.”, som efter omstændighederne finder tilsvarende anvendes i forhold til fondens mfl. behandling af kontaktoplysninger.

Følsomme personoplysninger kan være nødvendige at oplyse i fonds- og legatansøgninger, hvilket som udgangspunkt behandles af fonden mfl. på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a, jf. art. 6, stk. 1, litra a, hvilket er nødvendigt for, at du kan komme i betragtning som legatmodtager. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage med virkning for fremtiden, men såfremt fonden mfl. fx har afvist din ansøgning eller udbetalt støtte til dig, vil fonden mfl. fortsat opbevare de følsomme personoplysninger som dokumentation med henblik på, at fonden mfl. kan fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, hvilket kan være dit, fondens mfl. eller tredjemands i relation til behandlingen af legatansøgninger og legatudbetalinger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f, jf. art. 6, stk. 1, litra f.

CPR-nr. behandles på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage med virkning for fremtiden, men såfremt fonden mfl. fx har afvist din ansøgning eller udbetalt støtte til dig, vil fonden mfl. fortsat kunne have behov for at opbevare dit CPR-nr. som dokumentation med henblik på, at fonden mfl. kan fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, hvilket kan være dit, fondens mfl. eller tredjemands i relation til behandlingen af legatansøgninger og legatudbetalinger efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2 litra f.

Videregivelse af dit CPR-nr. kan tillige foretages, når dette følger af lovgivningen, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, henholdsvis når videregivelsen kræves af en offentlig myndighed (fx SKAT), jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3.

Endelig behandles oplysninger relateret til modtagere af udbetalinger/støtte fra fonden mfl. tillige efter bogføringslovens regler som en del af regnskabsmaterialet, jf. afsnittet  ”Bogføring og regnskabsmateriale”.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Personoplysninger relateret til ansøgninger til LB Foreningen, fonde og legater opbevares og slettes af LB Foreningen i overensstemmelse med forældelsesreglerne. LB Foreningen foretager som udgangspunkt derfor sletning af personoplysninger relateret til ansøgninger 3 år efter afvisning af den pågældende ansøgning.

Personoplysninger relateret til udbetalinger fra LB Foreningen, fonde og legater (herunder ansøgningerne) gemmes af LB Foreningen i 5 år fra afslutningen af det regnskabsår, som udbetalingen vedrører, jf. afsnittet ”Bogføring og regnskabsmateriale”. Herefter sletter LB Foreningen som udgangspunkt personoplysningerne.

Såfremt der opstår en konkret klage, tvist eller lignende i relation til en ansøgning og/eller tildeling/ udbetaling, kan der være behov for, at LB Foreningen gemmer personoplysningerne i længere tid.

Der henvises til afsnittet ”Klager og tvister”, som efter omstændighederne finder tilsvarende anvendes i forhold til LB Foreningens, fondens mfl. behandling af personoplysninger.

Du er velkommen til at rette henvendelse til de enkelte fonde og legater, der er selvstændigt dataansvarlige, i relation til deres procedurer for opbevaring og sletning af ansøgninger mv. Du kan læse mere på LB Foreningens hjemmeside: https://www.lbforeningen.dk